Retención Documental

Gestión documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

Las Tablas de Retención Documental – TRD del Archivo General de la Nación, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales. 

Resolución 985 de 2014

"Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental - TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado". 

TRD

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

En este espacio se encuentran publicadas las TRD vigentes y aprobadas por el comité de desarrollo administrativo de la Entidad.

Cuadros de Clasificación Documental – CCD

Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. 

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, Ley 1712 de 2014 se publica el Programa de Gestión Documental/PGD del Archivo General de la Nación - Jorge Palacios Preciado. Este documento señala parte de la planeación estratégica del proceso de gestión documental de la Entidad, indicando las estrategias a implementar en corto, mediano y largo plazo, para el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos y de programas específicos. El PGD se encuentra articulado con el Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual y fue aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y adoptado mediante la Resolución 047 de 2015.

Resolución 047 de 2015

"Por la cual se actualiza y se adoptan el programa de Gestión Documental- PGD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado".

Bancos Terminología.

Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas. 

Modelo de Requisitos

El Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, se encuentra establecido en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Éste es un instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de las entidades. 

Mapas de Procesos

Los mapas de procesos, son instrumentos establecidos en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad, estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos archivísticos.

Estas herramientas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión.

Tablas de retención

Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.