Es
el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de
una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según
un criterio predeterminado.
La organización de un archivo responde
a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo
documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y,
por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son
el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el
desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de
los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos.
Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada
expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma
que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.
SISTEMAS DE ORDENACIÓN
Debe hacerse a partir de las series
documentales, para efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan
varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos
(simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y
los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema
de ordenación se subordina a las características de cada serie.
Estos sistemas de
ordenación son fáciles de comprender, su aplicación no ha sido del todo
adecuada, pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones
documentales grandes (de fondo o sección) y no a series documentales,
igualmente se ha aplicado el mismo sistema de ordenación a todas las series sin
observar las características propias de cada una de ellas. Resulta, pues,
incorrecto ordenar cronológicamente todos los documentos de un archivo o todos
los documentos de una misma unidad administrativa, pues se corre el riesgo de
perder no solo toda la clasificación sino, además, la secuencia del trámite
original.
La ordenación cronológica
Se basa en un elemento presente en prácticamente
cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.
Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más
reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros
de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos
que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.
La ordenación alfabética
Suele tener como referente principal
los apellidos de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las
letras del abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo,
para series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado
de una empresa.
La ordenación numérica
Responde habitualmente a un sistema de
códigos que permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por
ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un
expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia,
etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad
y las tareas administrativas comunes.
La ordenación geográfica o
topográfica
Permite la ordenación de elementos en
función de su situación en una zona o territorio; sería el sistema empleado por
un agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona
ya que emplearía la secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
La ordenación por materias
Parte del contenido de los documentos y
refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante
documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de materias. Es un sistema
adecuado para ordenar estudios, informes, dossieres y memorias técnicas,
agrupándolos por áreas temáticas.
Para cada tipo de
documento hay que decidir el tipo de ordenación más conveniente, eligiendo el
que mejor se adapte al objeto de la ordenación.
La instalación física
La instalación física o
archivo de los documentos en el depósito es el paso final de la organización de
un archivo y consiste en su emplazamiento físico en un espacio determinado. Es
una tarea íntimamente relacionada con la organización del fondo y consiste en
la ubicación física de los expedientes y documentos, agrupándolos en cajas en
las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia al
polvo, la luz, etc.
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